Corona-Impfalltag mit digitalen Helfern


Wie Heilberufler das Impfen in ihrer Praxis leichter managen können.

Impfen in Arztpraxen


Mit digitalen Helfern gegen die Pandemie

April 2021

Seit dem 7. April 2021 ist es soweit: Neben eigens eingerichteten Zentren und mobilen Teams für Pflege- und Altenheime, dürfen nun auch niedergelassene Hausärzte bei den Impfungen gegen das Corona-Virus unterstützen. Und die Bereitschaft ist groß: Rund 70 Prozent der deutschen Hausarztpraxen haben sich freiwillig gemeldet und konnten bereits einen Tag nach dem Start über 300.000 Impfungen durchführen. Damit lagen die Hausärzte nahezu auf dem Tagesniveau der rund 430 Impfzentren. Laut Corona Impfindex der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) und dem Zentralinstitut für die kassenärztliche Versorgung (Zi) kamen so im ambulanten Bereich in der ersten Woche mehr als 1,5 Mio. Vakzinationen zusammen. Sobald mehr Impfstoff zur Verfügung steht, sollen sukzessive auch Fach- und Betriebsärzte einsteigen und die deutsche Impfkampagne mehr und mehr ins Rollen bringen.
Der Haken: Die Umsetzung bedeutet für Praxen eine zusätzliche Belastung und ist gerade im Hinblick auf Organisationsabläufe nicht einfach zu bewältigen. Zwar können insbesondere Hausärzte aufgrund der jährlichen Influenza-Impfungen auf Erfahrungswerte zurückgreifen, denn zum Vergleich: Allein für die Saison 2020 / 2021 hat das Paul-Ehrlich-Institut rund 25 Mio. Dosen für die Grippeschutzimpfung in deutschen Arztpraxen freigegeben. Allerdings erfordern Lagerung, Haltbarkeit und Verabreichung der Covid-19-Vakzine besondere Aufmerksamkeit. Gleiches gilt für geltende Abstandsregelungen sowie Priorisierung und Lenkung der Patientenströme. Dazu kommt: Praxen regeln die Terminvergabe selbst – eine zentrale Einladung erfolgt nicht.

Schnell wird klar: Um hier den Überblick zu behalten, ist Unterstützung gefragt. Wie können smarte Anrufbeantworter, Online-Terminvereinbarung und Co. dabei entlasten? Was leisten digitale Helfer vor, während und nach den Impfungen? Und wie kann der digital unterstütze Impfalltag in Ihrer Arztpraxis aussehen? Anworten auf diese Fragen haben wir für Sie zusammengefasst.

Fünf Stellschrauben, ein Ziel - digitales Impfmanagement im Überblick

Allem voran: Es gibt seitens des Gesetzgebers keine gesonderten Vorgaben zur Infrastruktur in Impfpraxen, wie beispielsweise abgetrennte Wartebereiche. Dennoch macht es Sinn, sich gemeinsam mit dem Team einen einheitlichen und effektiven Prozess für das Impfen in der Arztpraxis zu überlegen. Dabei spielen vor allem die Praxisgröße, die personelle Kapazität und die räumlichen Gegebenheiten eine entscheidende Rolle. Wir haben fünf Handlungsfelder identifiziert und beschrieben, wo digitale Angebote Sie unterstützen können:

1. Anrufe steuern

Belegte Telefonleitungen gehörten bereits vor Corona in vielen Hausarztpraxen zum Alltag. Um das Personal hier zu entlasten, kann ein smarter Telefonassistent helfen. Wie das geht? Über eine separate Impfnummer werden eingehende Anrufe automatisch entgegengenommen und die Patienten per Spracherkennung durch den Terminvergabeprozess geführt. Ist die Impfberechtigung und die Kapazität vorhanden, vereinbart der automatische Anrufbeantworter einen Termin. Anderenfalls können sich die Patienten auf die Warteliste setzen lassen.

2. Termine online vergeben

Durch eine Online-Terminvereinbarung können Patienten ihre Impftermine selbständig buchen. Dabei können Sie im Vorfeld separate Sprechzeiten definieren, die für eine Impfung benötigte Zeitspanne hinterlegen oder eine intelligente Terminabfolge einstellen, die je nach Vakzin bereits den passenden Folgetermin ausmacht. Darüber besteht bei einigen Anbietern auch die Möglichkeit, Bestandspatienten via SMS oder E-Mail gezielt einzuladen oder Patienten an ihren Termin für die Erst- und Zweitimpfung zu erinnern.

3. Anamnese digital durchführen

Sobald die Terminbestätigung erfolgt ist, können relevante Informationen rund um die Impfung direkt per Mail verschickt oder in der Praxis digital aufgenommen werden: Ganz gleich ob Aufklärungsbogen, die Abfrage von Vorerkrankungen, Informationen zum Impfprozess oder konkrete Verfahrenshinweise im Falle von Nebenwirkungen – dank digitaler Anamnese lassen sich Dokumente bei Bedarf sogar mit rechtssicherer Unterschrift signieren. Durch die Zusendung der Informationen im Vorfeld, reduzieren Sie die Aufenthaltsdauer Ihrer Patienten in der Praxis und minimieren das Ansteckungsrisiko.

4. Video-Sprechstunde einrichten

Die Video-Sprechstunde ist seit Beginn der Covid-19-Pandemie im Dauergespräch. Auch bei der Integration eines effizienten Impfprozesses lassen sich ihre Vorteile nutzen. Haben Impfwillige im Vorfeld oder geimpfte Personen im Nachgang Fragen oder Sorgen bezüglich der Vakzination, können solche Aufklärungsgespräche einfach und sicher per Video-Sprechstunde durchgeführt werden. So sparen Sie und Ihre Patienten Zeit und Sie entzerren gleichzeitig den Patientenstrom in Ihren Praxisräumlichkeiten. Für ältere Menschen gilt: Wie beim persönlichen Besuch in der Praxis, dürfen bei der telemedizinischen Sprechstunde Begleitpersonen, wie beispielsweise Kinder oder Enkel anwesend sein.

5. Patientenströme lenken

Verschiebt sich mein Termin oder bin ich zu früh dran? Inzwischen gibt es für diese Fragen auch eine App: Über Zeitlotse können Patienen ihren Termin in Echtzeit verfolgen – und sich flexibel an Verschiebungen anpassen. Einmal in der Praxis, hilft ein intelligentes Wartezimmer-Management Ihnen und Ihrem Team dabei, einen Überblick über die Patientenströme zu behalten. Insbesondere für größere Praxen mit mehreren Behandlern bietet sich ein digitales Raum-Monitoring an. So ist jederzeit einsehbar, welcher Patient bei welchem Behandler für welchen Zeitraum in welchem Raum eingeplant ist. Für die Einhaltung des vorgeschriebenen Nachbeobachtungszeitraums von 15 Minuten nach der Corona-Schutzimpfung ein echter Mehrwert.

Impfmanagement als Teamaufgabe

Wir fassen zusammen: Besonders für die Bewältigung der Terminanfragen und für repetitive, bürokratische Prozesse können Sie und Ihr Team auf den gezielten Einsatz digitaler Helfer setzen.

Auch wenn alle das Ziel, möglichst viele Patienten in möglichst kurzer Zeit zu impfen, fest vor Augen haben, darf der normale Praxisalltag nicht zu kurz kommen und die ambulante Versorgung lahmlegen. Damit die Corona-Schutzimpfung in Ihrer Arztpraxis nicht alles durcheinanderwirft, kann es in größeren Einheiten beispielsweise Sinn machen, eine tägliche Impfsprechstunde einzurichten. In kleineren Praxen kann ein wöchentlicher "Impftag" besser geeignet sein. So können Sie während dieser Zeit – abgesehen von kurzfristig eingehenden Notfällen - das Augenmerk gezielt auf die Schutzimpfungen legen.

Mit einer guten Organisation, effizienten Prozessen, einem eingespielten Team und nicht zuletzt mit digitaler Unterstützung sind Sie gerüstet, um die anfallende Mehrarbeit als Impfpraxis zu meistern und noch mehr als bisher dazu beizutragen, die Corona-Pandemie langfristig in den Griff zu bekommen.
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